Оплата иностранному контрагенту: способы расчётов и документы

Оплата иностранному контрагенту начинается не с платёжного поручения, а с контракта. Большая часть проблем с банком, валютным контролем и возвратами закладывается ещё при подписании договора. Разберём, что проверить заранее, какие формы расчётов бывают и какие документы понадобятся.

Что записать в контракт до первого платежа

Банк получателя и ваш банк валютного контроля будут сверять платёж с контрактом. Поэтому в нём должны быть:

• стороны с полными наименованиями и реквизитами;
• предмет: товар, работа или услуга, со ссылкой на спецификацию;
• цена, валюта цены и валюта платежа, если они разные;
• порядок и сроки оплаты: предоплата, оплата по отгрузке, платежи частями;
• сроки и базис поставки по Инкотермс;
• кто несёт банковские расходы: отправитель, получатель или обе стороны;
• возможность оплаты третьим лицом, если платить будет агент.

Последний пункт часто упускают. Если контракт прямо допускает оплату третьим лицом по поручению покупателя, у банка получателя меньше вопросов к платежу от агента.

Формы расчётов

Банковский перевод

Самая простая форма: покупатель переводит деньги на счёт продавца. Бывает предоплата, оплата после отгрузки или смешанная схема. Риск лежит на стороне, которая исполняет обязательство первой: при предоплате на покупателе, при отсрочке на продавце.

Аккредитив

Банк покупателя обязуется заплатить продавцу, когда тот представит документы об отгрузке. Деньги не уходят, пока условия не выполнены. Аккредитив защищает обе стороны, но стоит дороже, требует точного оформления документов и участия банков, готовых работать с этим направлением.

Инкассо

Продавец передаёт документы на товар через свой банк, а банк покупателя выдаёт их только против оплаты или акцепта. Инкассо дешевле аккредитива, но банк не гарантирует платёж: он только передаёт документы.

Оплата через агента

Покупатель переводит рубли агенту в России по агентскому договору, агент платит продавцу валютой от своей иностранной компании. Для продавца это обычный перевод. Для покупателя это способ заплатить, когда прямой перевод из своего банка не проходит.

В агентском договоре важно, кто отвечает за исполнение, в какой срок и что происходит с деньгами до исполнения. По каждому платежу отдельно подписывают поручение: сумма, валюта, получатель, курс и комиссия.

Документы для платежа

Базовый набор почти всегда одинаковый:

• контракт и спецификация;
• инвойс с суммой, валютой и назначением;
• реквизиты получателя;
• карточка вашей компании;
• для перевозки и услуг: договор, счёт, акт или транспортные документы.

При оплате через агента добавляются агентский договор и поручение на каждый платёж. После исполнения агент выдаёт подтверждение платежа, акт и отчёт агента. Эти документы нужны бухгалтерии и банку, в котором контракт стоит на учёте.

Валютный контроль

Расчёты с нерезидентами регулирует 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Порядок работы с банком описан в Инструкции 181-И. Если сумма контракта превышает порог, установленный инструкцией, контракт ставят на учёт в уполномоченном банке. Банк присваивает ему номер, и дальше все платежи и поставки по контракту привязываются к этому номеру. Подтверждающие документы подают в сроки из той же инструкции. Подробнее о процедуре в статье словаря «Постановка контракта на учёт».

Каждой операции по контракту соответствует код вида валютной операции: он показывает, что это за платёж, например аванс за товар или оплата услуги. Код должен соответствовать документам по сделке, поэтому назначение платежа и инвойс важно формулировать точно.

По импорту есть отдельная обязанность: если вы заплатили аванс, а товар не ввезли, деньги должны вернуться в срок, предусмотренный контрактом. За нарушения валютного законодательства предусмотрены штрафы по КоАП.

Проверка перед отправкой денег

Перед первым платежом новому контрагенту проверьте его самого: регистрацию в реестре его страны, адрес, сайт, историю поставок. Если у компании нет следов деятельности, а цена заметно ниже рынка, это повод остановиться.

Перед каждым платежом стоит пройти короткий список:

• реквизиты совпадают с контрактом, а не только с письмом поставщика;
• смена реквизитов подтверждена по второму каналу связи, например звонком;
• наименование получателя в контракте, инвойсе и реквизитах одинаковое;
• сумма платежа равна сумме инвойса, и понятно, кто платит комиссии банков;
• назначение платежа ссылается на контракт и инвойс.

Частые ошибки

• Оплата на счёт компании, которой нет в контракте.
• Валюта платежа не совпадает с валютой контракта, а допсоглашения нет.
• Недоплата: банки-корреспонденты удержали комиссии из суммы по пути.
• К моменту, когда банк валютного контроля ждёт документы о поставке, их нет.
• Платёж отправлен до того, как контракт поставили на учёт.
• Инвойс выставлен на другую компанию группы, а не на ту, что подписала контракт.
• Назначение платежа написано по-русски или транслитом, и банк получателя его не понимает.

Как мы помогаем

Под каждый платёж ВЭДмост подбирает агента из пула, у которого маршрут к банку вашего контрагента работает сейчас, и сравнивает условия. Агентский договор и поручение готовим мы, а подписываете вы их с агентом. Агент, курс и комиссия фиксируются до списания рублей. По запросу рубли ждут исполнения на спецсчёте-эскроу в российском банке, за дополнительную комиссию. Подтверждение платежа, акт и отчёт передаёт агент, мы собираем их в пакет для валютного контроля. Подробнее на страницах «Оплата валютного контракта» и «Документы».

Это общий обзор. По вашей сделке ответим после разбора документов и до перевода рублей.