Инструкция 181-И простыми словами: что банк спросит по сделке

Инструкция Банка России № 181-И определяет, какие документы компания отдаёт в банк по валютным операциям и как банк ведёт учёт по внешнеторговому контракту. Для импортёра и экспортёра это рабочий порядок: что принести в банк до платежа, после поставки и при изменении контракта. Ниже разбираем его по шагам сделки.

Что это за документ и кому он адресован

Инструкция утверждена 16 августа 2017 года и действует с 1 марта 2018 года. Она заменила прежний порядок с паспортами сделок. Вместо паспорта сделки контракт теперь ставят на учёт в банке, и ему присваивают уникальный номер.

Основа инструкции: закон 173-ФЗ о валютном регулировании и валютном контроле. Закон говорит, что резидент обязан отчитываться о валютных операциях. Инструкция говорит, как именно: какие документы, в какой форме и в какие сроки.

Исполняют её три стороны:

• резиденты: российские компании и ИП, которые платят нерезидентам или получают от них деньги;
• уполномоченные банки: принимают документы, ведут учёт по контрактам и передают сведения органам валютного контроля;
• нерезиденты со счетами в российских банках, в части своих операций.

Для компании главный собеседник по 181-И: валютный контролёр её банка. Налоговая узнаёт о нарушениях позже, из данных банка.

Постановка контракта на учёт

На учёт ставят не каждый контракт. Инструкция задаёт пороговую сумму, и для импортных и экспортных контрактов пороги разные. Контракт ниже порога на учёт не ставят, но документы по операциям банк всё равно вправе запросить.

Если контракт выше порога, порядок такой:

1. Компания подаёт в банк контракт и сведения о нём.
2. Банк проверяет документы и присваивает уникальный номер контракта.
3. Дальше каждый платёж и каждая поставка по контракту привязываются к этому номеру.

Ставить контракт на учёт нужно не позднее первой операции по нему: платежа или поставки. Если допсоглашение увеличило сумму и она перешла порог, контракт ставят на учёт после изменения. Если компания переходит в другой банк, контракт снимают с учёта в старом банке и ставят в новом.

По каждому контракту на учёте банк ведёт ведомость банковского контроля. В ней видно, сколько оплачено, сколько поставлено и какие обязательства ещё открыты. Эту ведомость стоит запрашивать и сверять регулярно, а не только при проверке.

С учёта контракт снимают, когда обязательства по нему исполнены, когда компания уходит в другой банк, когда требование или долг по контракту переходят к другому лицу, и в других случаях, которые перечислены в инструкции. Снятие с учёта тоже оформляют заявлением: само по себе исполнение контракта контракт с учёта не снимает.

Что банк спросит при платеже

При списании или зачислении валюты компания подаёт в банк документы по операции. Обычно это контракт, инвойс или счёт, спецификация. По ним банк понимает, за что платёж, и определяет код валютной операции.

По 181-И сведения о валютной операции чаще всего составляет сам банк по вашим документам. Это проще прежнего порядка, но работает, только если документы полные и сходятся между собой: сумма, валюта, получатель, назначение.

Частые причины, по которым банк задерживает платёж:

• в инвойсе другой получатель или другие реквизиты, чем в контракте;
• сумма платежа больше суммы контракта или спецификации;
• назначение платежа не совпадает с предметом контракта;
• из документов неясно, аванс это или оплата после поставки.

Документы после поставки

Платёж это половина учёта. Вторая половина: подтверждение, что товар поставлен или услуга оказана.

По товарам, которые проходят таможню с декларацией, банк обычно получает сведения о декларации сам. По поставкам без таможенной декларации, например внутри ЕАЭС, и по работам и услугам компания подаёт справку о подтверждающих документах и сами документы: накладные, акты, отчёты. Сроки подачи установлены инструкцией и привязаны к дате оформления документа. Пропущенный срок: самая частая причина штрафов по валютному контролю.

Отдельный случай: расчёты через агента. Если платёж по вашему контракту исполняет платёжный агент, банк должен увидеть связь между вашими рублями, платежом агента и контрактом. Для этого нужны агентский договор, поручение по платежу, подтверждение перевода и акт-отчёт агента. Как отразить такой платёж в учёте по контракту, лучше согласовать с валютным контролёром до перевода, а не после.

Где компании ошибаются чаще всего

• Подписали допсоглашение с новой суммой или новым сроком и не передали его в банк.
• Поставка по факту сдвинулась, а в контракте старая дата. Банк видит просрочку.
• Не подали справку по услугам, потому что «таможни не было».
• Сменили банк и забыли про контракты на учёте.
• Получали оплату и поставки частями и потеряли учёт остатка.
• Оплатили не по тому контракту, если с одним поставщиком их несколько.

Все эти ошибки видны в ведомости банковского контроля задолго до вопросов налоговой. Поэтому регулярная сверка с ведомостью обходится дешевле любого штрафа.

Что берём на себя мы

ВЭДмост не банк и не ведёт ваш учёт по контракту. Мы брокер: подбираем агента из пула под платёж и собираем документы так, чтобы вашему валютному контролёру было что сопоставить. До списания рублей срок исполнения записан в агентском договоре, курс и комиссия в поручении. После платежа вы получаете подтверждение перевода, акт и отчёт агента, пакет для банка. Подробнее об этой части работы на странице валютный контроль, состав документов в разделе документы. Это общий обзор, а не консультация. По вашей сделке ответим после разбора документов и до перевода рублей.