Оплата поставщику через платёжного агента: порядок по шагам

Оплата через агента выглядит просто: вы отдаёте рубли, поставщик получает валюту. На деле платёж проходит пять шагов, и на каждом можно потерять время или деньги. Ниже порядок, который работает для товаров и услуг, аванса и оплаты после отгрузки.

Что подготовить до обращения

Соберите пакет до того, как просить расчёт. Так условия считаются по реальному платежу, а не по примерному.

• Контракт с поставщиком со спецификацией и приложениями. Если контракта нет, подойдёт подписанная оферта или счёт с условиями, но не для всех маршрутов.
• Инвойс. Для аванса обычно проформа, для оплаты после отгрузки коммерческий инвойс.
• Реквизиты получателя: полное название компании, адрес, банк, SWIFT, номер счёта или IBAN.
• Сведения о товаре или услуге: что это, для чего, код ТН ВЭД, если он известен.
• Реквизиты вашей компании.

Отдельно продумайте назначение платежа. Коротко и по-английски: что оплачивается, номер и дата контракта, номер инвойса. Кириллица в международном платёжном сообщении не передаётся, а размытое «payment for goods» вызывает вопросы у банков по пути.

Проверьте три совпадения. Название поставщика одинаковое в контракте, в инвойсе и в реквизитах. Валюта инвойса совпадает с валютой контракта или контракт допускает другую. Сумма инвойса не выходит за сумму контракта. Подробно о полях инвойса: как заполнить инвойс, чтобы платёж прошёл.

Шаг 1. Разбор документов и выбор маршрута

Агент или брокер читает документы до договора. Смотрит, кто получатель, в какой стране его банк, какая валюта, что за товар. От этого зависит маршрут: через какую страну пойдут деньги, в какой валюте их получит поставщик, будут ли банки-посредники.

Валюта влияет на цену. Если поставщик в Китае выставил счёт в юанях, а платёж уйдёт в долларах, где-то по пути будет конвертация. Её стоимость тоже нужно видеть заранее.

Шаг 2. Агентский договор и поручение

Агентский договор подписывают один раз. В нём срок исполнения, порядок отчётов, правила о субагентах. На каждый платёж оформляется отдельное поручение: получатель, сумма, валюта, курс, комиссия, кто отправляет валюту.

Прочитайте поручение до оплаты. Вы должны видеть итог в рублях. Если курс «по факту» или комиссия «от», стоимость платежа станет известна только после списания.

Шаг 3. Списание рублей

На рынке встречаются две модели. В первой рубли переводят агенту по агентскому договору, и из них он платит поставщику. Во второй рубли уходят с вашего счёта и ждут исполнения платежа на счёте эскроу в банке. Разница проявляется, когда что-то пошло не так: закрылся маршрут, банк получателя вернул платёж, у агента проблемы.

Спросите до оплаты, по какой модели работает агент. И что происходит с рублями, если платёж не исполнен в срок из договора.

Шаг 4. Исполнение и подтверждение

Агент отправляет валюту получателю. Подтверждением служит копия платёжного сообщения. В SWIFT её часто называют по формату: MT103. У других систем свой документ. Попросите его сразу и перешлите поставщику: его банк быстрее найдёт поступление.

Если поставщик пишет, что денег нет, не спешите платить повторно. Попросите у агента референс платежа: по нему банк получателя найдёт поступление, даже если оно стоит на проверке.

Банк-посредник или банк получателя может задать вопрос о платеже. Обычно просят контракт, инвойс, описание товара. Чем быстрее ответ, тем меньше платёж стоит на проверке. Поэтому пакет документов лучше держать под рукой до зачисления.

Шаг 5. Закрывающие документы и валютный контроль

После зачисления агент передаёт отчёт и акт. В отчёте должны быть курс, комиссия, сумма в валюте, дата и ссылка на подтверждение платежа.

Для услуг и работ к отчёту агента добавляется акт с поставщиком. Для товаров таможенная декларация, её данные банк сверяет с платежами.

Если контракт стоит на учёте в вашем банке по Инструкции 181-И, банку нужно показать, что обязательство перед поставщиком исполнено. Платёж шёл не с вашего валютного счёта, поэтому банк сам его не видит. Какие документы и в какой срок подать, банк скажет по вашей ведомости. Эти же документы пригодятся таможне, если она будет проверять таможенную стоимость.

Если платежей по контракту несколько

Типичная схема: аванс, потом остаток после отгрузки. Договор с агентом один, поручений столько, сколько платежей. У каждого поручения свои курс и комиссия, поэтому стоимость каждой части видна отдельно.

Ведите простой реестр: дата, сумма, валюта, курс, номер инвойса, что отгружено. Он понадобится при сверке с поставщиком и с банком. Аванс без поставки банк видит как открытое обязательство, и срок его закрытия записан в контракте.

Это общий обзор. По вашей сделке ответим после разбора документов и до перевода рублей.

ВЭДмост ведёт платёж по этим шагам до исполнения, а платит поставщику агент. Под страну и валюту поставщика подбираем компанию из своей сети и готовим документы: агентский договор вы подписываете с ней один раз, поручение на каждый платёж. Срок исполнения записан в договоре, курс и комиссия в поручении, всё до списания рублей. Обычно рубли переводят этой компании по агентскому договору: так платят клиенты, которые работают с нами постоянно. Если нужна гарантия, по запросу рубли ждут исполнения на спецсчёте-эскроу в российском банке, за дополнительную комиссию. Подробнее на странице «Оплата импорта». Если платёж по одному счёту, начните с «Оплаты инвойсов».