Как заполнить инвойс, чтобы платёж прошёл: поля и частые ошибки

Инвойс выставляет поставщик, но проверяют его на вашей стороне: агент, банк, где стоит на учёте контракт, потом таможня. Ошибка в инвойсе редко ломает сделку. Зато она останавливает платёж на проверке и добавляет переписки. Ниже поля, на которые смотрят в первую очередь, и типичные ошибки. Что такое инвойс вообще, описано в словаре: инвойс.

Проформа и коммерческий инвойс

Проформа (proforma invoice) выставляется до отгрузки. По ней платят аванс или полную предоплату. Коммерческий инвойс (commercial invoice) выставляется при отгрузке и едет вместе с товаром. Его данные попадают в таможенную декларацию.

Для услуг инвойс устроен так же, но вместо товарных строк в нём описание услуги и период её оказания. Закрывает такой платёж не таможенная декларация, а акт.

Для платежа подходят оба. Важно, чтобы суммы по ним сходились: аванс по проформе плюс остаток по коммерческому инвойсу равны стоимости поставки. Если проформ несколько, в каждой должно быть видно, к какой части поставки она относится.

Шапка: стороны, номер, дата, контракт

• Seller. Полное название поставщика латиницей, как в контракте и как в банке. Адрес, страна, регистрационный номер, если он есть.
• Buyer. Ваша компания: название латиницей, адрес, ИНН. Покупатель именно вы, а не платёжный агент. Агент платит за вас как третье лицо и в инвойсе покупателем не указывается.
• Номер и дата инвойса. Уникальный номер, чтобы его можно было однозначно указать в поручении.
• Ссылка на контракт. Номер и дата контракта, а при необходимости и спецификации. Без ссылки банку трудно связать платёж с контрактом, стоящим на учёте.

Товар и деньги

• Описание. Конкретно: модель, артикул, назначение. «Spare parts» или «goods» вызывают вопросы у любого банка. Описание должно совпадать со спецификацией к контракту.
• Код товара. Код HS или ТН ВЭД не всегда обязателен, но ускоряет проверку у агента.
• Количество, единица измерения, цена за единицу, сумма по строке. Арифметика должна сходиться до цента.
• Итог и валюта. Валюта инвойса совпадает с валютой контракта или контракт прямо допускает другую.

Итог по инвойсам не должен выходить за сумму контракта. Если выходит, сначала подписывают дополнительное соглашение, потом платят.

Условия поставки и оплаты

• Incoterms. Базис поставки и место: например, FOB с указанием порта или CIF. От базиса зависит, входит ли в цену фрахт и страховка.
• Условия оплаты. Аванс, остаток, сроки. Если платите часть, в инвойсе полезно указать процент и сумму к оплате.
• Банковские расходы. Кто платит комиссии банков-посредников. Если это не оговорено, поставщик может получить меньше суммы инвойса и попросить доплату.

Банковские реквизиты получателя

Реквизиты в инвойсе должны совпадать с реквизитами в контракте. Если они изменились, нужно дополнительное соглашение или подписанное письмо поставщика.

• Beneficiary name. Название владельца счёта. Точно как в банке, без сокращений.
• Beneficiary address. Адрес получателя.
• Account number или IBAN. Номер счёта. В странах, где есть IBAN, нужен именно он.
• Bank name и bank address. Название и адрес банка получателя.
• SWIFT/BIC. Код банка получателя, а не банка-посредника.
• Intermediary bank. Банк-посредник, если поставщик его указывает.

Назначение платежа поставщик в инвойсе не пишет, но от него зависит, как быстро платёж пройдёт проверки. Удобно, когда в инвойсе есть строка вида «Payment for … under contract No … dated …, invoice No …». Её переносят в поручение агенту без изменений.

Подробно о каждом реквизите: IBAN, SWIFT/BIC и реквизиты получателя.

Подпись и печать поставщика за рубежом не везде обязательны. Но агенты и российские банки их часто просят, поэтому лучше получить подписанный экземпляр сразу. Язык: английский или двуязычный. Инвойс только на китайском или турецком придётся переводить.

Ошибки, из-за которых платёж останавливают

1. Название получателя в инвойсе отличается от названия в контракте. Например, контракт с заводом, а счёт торговой компании. Нужен документ, который объясняет, почему платим другой компании.
2. Реквизиты банка прислали письмом и они не совпадают с контрактом. Это ещё и частый признак подмены счёта мошенниками.
3. Валюта инвойса не совпадает с валютой контракта.
4. Сумма инвойса вместе с прошлыми платежами превышает сумму контракта.
5. Размытое описание товара, которое нельзя сопоставить со спецификацией.
6. Нет ссылки на контракт или она ведёт на другой контракт.
7. Счёт получателя открыт на физическое лицо, а стороной контракта указана компания.

Каждую из этих ошибок дешевле поймать до списания рублей, чем объяснять на проверке в банке получателя.

ВЭДмост сверяет инвойс с контрактом и реквизитами до того, как оформить поручение. Если нужно поправить документ, говорим об этом на старте, а не после возврата платежа. Подробнее на странице «Оплата инвойсов». Какие документы вы получите по каждому платежу, описано в разделе «Документы».